5 benefici dell’integrazione tra sistemi di Knowledge Management e piattaforme di eLearning Corporate

Sempre più aziende si sono rese conto di quanto sia importante formare costantemente i propri dipendenti e collaboratori , gli investimenti necessari per portare a risultati efficaci sono però molto onerosi, soprattutto se si considerano le piattaforme interne di eLearning. Queste ultime, infatti, per essere efficaci devono essere coordinate anche con gli altri strumenti di knowledge management, in modo tale che i vari reparti aziendali possano cooperare al meglio.

Ma cosa rappresenta l’eLearning nello specifico? Secondo la definizione data da Ghirardini nel 2011, l’eLearning rappresenta un tipo di formazione che avviene via web in un’ottica just-in-time; questa formazione è disponibile solitamente per uso personale e viene utilizzata sia all’interno delle istituzioni accademiche, sia all’interno delle aziende.

Quaranta studi indipendenti hanno confermato che la formazione in modalità eLearning riduce i tempi necessari alla formazione nelle aziende nell’ordine del 35% rispetto ai metodi formativi tradizionali, favorendo un miglioramento consistente della quantità delle informazioni memorizzata a lungo termine (Fletcher, 1990).

Al fine di sviluppare al meglio l’eLearning è rilevante sapere come razionalizzare i contenuti, stabilire le modalità di aggiornamento, accesso e condivisione, ed evitare di duplicare gli stessi file. In questo post vi presentiamo i 5 benefici principali che otterrete facendo interagire nel modo giusto il vostro sistema di Knowledge Management con la vostra piattaforma interna di eLearning.

1) Aggiornamenti più semplici. Risorse riutilizzabili. Assenza di duplicati.

Se si vogliono seguire gli standard qualitativi più elevati e superare i competitor, è necessario che i documenti vengano aggiornati con facilità e che le risorse in campo vengano riutilizzate più volte. Lo stesso contenuto formativo che viene inserito online, può riguardare un’audience abbastanza ampia di persone; una volta customizzato sulle caratteristiche di ogni specifico utente, l’accesso ai contenuti avviene sulla base di diritti di accesso specifici. In tale contesto, evitare l’inserimento di file duplicati permette di far crescere la consapevolezza dei dipendenti di aver trovato esattamente l’informazione che cercavano.

2) Permessi di accesso differenziati e un’attività di tracciamento ottimizzata grazie ai report

La presenza di diritti di accesso differenziati per i manager e i loro staff aiuta il reparto delle HR a controllare meglio chi accede alle informazioni, evitando accessi non autorizzati. I dati offerti dalla reportistica, permettono alle piattaforme di eLearning di monitorare i risultati dei dipendenti per quanto riguarda la formazione online, la percentuale di completamento dei corsi e la presenza di elementi critici durante il percorso di apprendimento.

Per migliorare il processo di formazione, è consigliabile incoraggiare i dipendenti a condividere con costanza i loro feedback, possibilmente su finestre ad hoc presenti sul sito; in aggiunta, l’inserimento di live chat e forum di discussione alimenta ulteriormente una cultura della condivisione della conoscenza di tipo orizzontale, grazie alla quale i dipendenti possono condividere i loro successi e i passaggi realizzati per raggiungerli.

3) Formazione online e offline in una singola piattaforma di eLearning

Per quanto riguarda i contenuti di eLearning, i video, i comunicati stampa, i materiali che riguardano le caratteristiche e i benefici offerti da uno specifico prodotto commerciale, le tecniche di vendita, consigli che vertono sul Customer Service e best practice sono solo alcuni esempi dei contenuti presenti in una piattaforma di eLearning e che spesso non hanno la possibilità di essere scaricati per una successiva visione offline. In aggiunta, esistono anche contenuti formativi differenti, usufruibili anche offline, supervisionati da un formatore aziendale che ricopre anche il ruolo di moderatore.

4) Senso di appartenenza alla community

Grazie ad una piattaforma di eLearning integrata con un sistema di Knowledge Management, i nuovi dipendenti non soltanto sono in gradi di familiarizzare con il nuovo ambiente di lavoro, ma conoscono l’accesso ad una specifica sezione FAQ nella quale possono trovare informazioni chiare sul ruolo da loro ricoperto nell’organizzazione aziendale, i gruppi di discussione sulle best practice e sugli errori da evitare, e sezioni apposite in virtù delle quali entrare in contatto con colleghi di lavoro più esperti, superiori e formatori aziendali.

5) Bacheche di annunci efficaci

La piattaforma di eLearning può essere utilizzata anche come bacheca degli annunci per le comunicazioni aziendali più importanti, come nuove assunzioni, nuove posizioni lavorative aperte, cene aziendali e altri incentivi che aiutino a costruire un maggior senso di appartenenza alla community aziendale e ad accrescere la lealtà dei dipendenti verso l’organizzazione.

Il reparto delle HR e quello deputato alla formazione e all’empowerment dei dipendenti non sono mai stati così a stretto contatto nel promuovere lo sviluppo professionale dei dipendenti: questa alleanza, come abbiamo visto, viene potenziata ulteriormente grazie all’integrazione efficace di una piattaforma di eLearning all’interno del sistema di Knowledge Management aziendale, dando luogo ad un potente strumento di comunicazione e formazione interna disponibile in qualsiasi momento.

Fonte: 5 Benefits Of Integrating Knowledge Management Systems Into Corporate eLearning Platforms