Condivisione della conoscenza: una nuova forma di cultura aziendale

Forse non ci facciamo caso, ma tutti noi siamo cresciuti in un cultura basata sulla condivisione. Fin da bambini, siamo stati educati a condividere i nostri giocattoli, talvolta i nostri vestiti, e perfino le nostre risposte (magari durante le verifiche scolastiche).

Eppure, nonostante questa cultura della condivisione dagli aspetti materiali abbia raggiunto anche quelli immateriali (con i social), non si è ancora diffusa adeguatamente nell’ambiente lavorativo. Le aziende hanno al loro interno una vastità di contenuti conoscitivi che non riescono ad uscire dalle teste degli impiegati che ci lavorano. La conoscenza rimane intrappolata, incapace di venire espressa.

A questo punto vi starete chiedendo cosa dovete fare per costruire nella vostra azienda una cultura sulla condivisione: di seguito trovate alcuni suggerimenti utili a questo scopo.

1) Convincete coloro che tengono la conoscenza per se stessi a cambiare atteggiamento

Per capire meglio l’importanza della condivisione della conoscenza è bene accennare anche all’atteggiamento opposto, quello di chi vuole tenere la conoscenza soltanto per sé. In questo frangente, è necessario convincere chi ha questo tipo di approccio a cambiarlo, facendo emergere le motivazioni nascoste favorevoli alla condivisione delle informazioni, sepolte sotto questa patina di egoismo e chiusura.

Le persone decidono di tenere per sé la conoscenza per tante ragioni. L’ego è soltanto una di queste. Molto spesso accade che gli impiegati con maggiori competenze conquistate sul campo vogliono essere considerati “speciali” rispetto a tutti gli altri dipendenti. Sono orgogliosi del fatto che tutti gli altri si rivolgano a loro per cercare delle soluzioni e vedono la condivisione della loro expertise con i colleghi più giovani come una diminuzione della loro “auctoritas” e del loro prestigio aziendale.

Può accadere anche che alcuni impiegati non condividano la conoscenza per una mancanza di fiducia in se stessi; la paura di sbagliare e di essere visti come inadeguati li spinge a non condividere certe informazioni, soprattutto se il loro contributo non è richiesto espressamente.

Ecco le soluzioni per risolvere questo problema:

• Ricompensate i dipendenti per le azioni di condivisione: le aziende più moderne e competitive sono quelle che richiedono ai loro professionisti più qualificati di condividere le loro conoscenze e abilità con i loro successori prima di ottenere un avanzamento di carriera; il contributo che essi danno all’azienda non riguarda solo il loro impegno lavorativo tradizionale, ma anche la loro propensione a trasmettere la conoscenza agli altri.
• Riconoscete e ricompensate le performance dei team di lavoro, in aggiunta ai contributi che vengono dai singoli. A dipendenti viene richiesto di condividere il loro know-how con i loro colleghi per far aumentare i livello delle performance. Al contrario, un ambiente di lavoro chiuso e non collaborativo ha un impatto negativo anche sulla crescita aziendale.
• Date importanza anche ai contributi che non sono del tutto corretti, poiché possono servire ad offrire spunti e riflessioni utili per migliorare i processi aziendali.

2) Trovate chi condivide al meglio la conoscenza aziendale

I professionisti più capaci nella condivisione delle informazioni sono delle risorse fondamentali per ogni azienda. Essi sono coloro che fanno da apripista alla condivisione delle conoscenze, incoraggiando i colleghi di lavoro a contribuire e a partecipare. Questi professionisti sono facili da identificare, poiché si mettono in luce durante i meeting aziendali, contribuendo all’ideazione e alla progettazione di soluzioni innovative. Quando sono assenti, lasciano un grande vuoto nell’azienda.

I migliori candidati a diventare “esperti” nella condivisione della conoscenza sono coloro che:

• hanno acquisito un’esperienza di rilievo in seno all’azienda
• sono motivati a contribuire
• si relazionano in maniera costruttiva con diversi gruppi di lavoro
• condividono volentieri la loro esperienza
• mettono in connessione persone che hanno risorse informative con altre persone dotate di expertise

3) Entrate in contatto con gli esperti

All’interno delle aziende ci sono tante risorse ed expertise che non vengono utilizzate come si dovrebbe. Tutti i componenti della gerarchia aziendale, dal management, ai quadri, fino agli impiegati con mansioni più operative, hanno una conoscenza che merita di essere valorizzata e che, una volta condivisa con il resto dell’organizzazione, ottimizza e semplifica i processi aziendali nell’insieme. Per riuscire ad entrare in contatto con questa expertise, focalizzatevi sui problemi e sulle questioni dove c’è l’aiuto è più richiesto.

Uno strumento utile, ad esempio, può essere quello del sondaggio, che consente di capire quali contenuti informativi le persone stanno cercando. Una volta ottenute le risposte, il passaggio successivo consiste nella richiesta di pareri direttamente agli impiegati inseriti nei team e dipartimenti più diversi e rintracciare quelli che tra loro sono più esperti in quel determinato ambito. Partecipando a meeting e a dibattiti, questi esperti possono espandere il loro contributo grazie alla condivisione di video istruttivi, o di articoli o pagine web utili a tutti i componenti aziendali.

4) Avvaletevi di uno strumento di Knowledge Management

Un valido strumento di Knowledge Management rappresenta il modo ideale per capitalizzare quel patrimonio di conoscenze tacite presenti all’interno di tutti i reparti aziendali. Se i 3 punti precedenti rappresentano un cambio di atteggiamento per quanto riguarda la cultura aziendale della condivisione, quest’ultimo punto mette l’accento su uno strumento vero e proprio, che, integrando le funzionalità proprie di una Knowledge Base in self-service, permette alle informazioni di essere fruibili da chiunque ogni volta che ve ne sia il bisogno.

Fonte: http://www.epiphanyedu.com/blog/2015/08/27/how-to-create-a-company-culture-of-sharing/