Perché devi avere una Knowledge Base
Ogni tipologia di azienda, dalla più semplice alla più complessa, è soggetta ad una notevole quantità di cambiamenti nel corso del tempo, che possono essere gestionali, organizzativi, produttivi, logistici e di posizionamento sul mercato. Non è semplice far fronte alle necessità di cambiamento, soprattutto quando si pongono in modo rapido e improvviso. In ogni caso, non bisogna mai sottovalutare l’importanza della comunicazione aziendale e dell’immagine che l’azienda trasmette di se stessa, sia ai collaboratori interni, sia ai clienti esterni.
Se il vostro focus è incentrato sula produttività, non potete fare a meno di affidarvi ad una efficace soluzione di Knowledge Management, come può essere una Knowledge Base.
Il Knowledge Management è un processo che permette di gestire tutto il know-how strategico di un’azienda, garantendo una forma standardizzata e altamente performante di condivisione dei contenuti, in modo tale da ottimizzare il business aziendale nel suo complesso.
I contenuti informativi, una volta catalogati possono essere resi accessibili di volta in volta ai dipendenti aziendali e anche ai clienti esterni.
Ma quali sono i vantaggi principali che un’azienda può ricavare dall’adozione di una Knowledge Base?
1) Accesso più veloce alle informazioni
I dipendenti che riescono ad accedere ai contenuti informativi in modo più snello e veloce aumentano la loro produttività e sono in media più soddisfatti del loro lavoro. Una certa difficoltà ad accedere alle informazioni la si registra nei classici archivi cartacei, spesso riempiti da fogli accatastati in tanti raccoglitori, ma anche dal gran volume di informazioni scambiate via email e mai catalogate. Accedere al documento cercato può richiedere anche molto tempo. Con una Knowledge Base online questo problema viene risolto: l’informazione ricercata è rintracciabile e consultabile nel giro di pochi secondi.
2) Training e l’on-boarding dei neoassunti sono più facili
Assumere e formare dei nuovi dipendenti è un processo che richiede tempo e pazienza. Nel momento in cui essi hanno accesso istantaneamente alla documentazione interna e ai materiali relativi alla formazione, sono in gradi di capire con più rapidità la mission aziendale e le principali regole e procedure interne. Una Knowledge Base progettata per le esigenze organizzative e gestionali dell’azienda aumenta il livello di soddisfazione e di produttività dei dipendenti, favorendo un efficace allineamento delle performance dei neoassunti con quelle dei loro colleghi più esperti.
3) Il Customer Service è migliore
Abbiamo appena visto i benefici portati da una Knowledge Base interna all’azienda. Se la Knowledge Base viene progettata per essere utilizzata esternamente all’azienda, l’impatto principale si produrrà sulle performance del Customer Service. I servizi di caring al passo con i tempi devono offrire ai clienti risposte istantanee e soluzioni multi canale a portata di click. Garantendo ai clienti l’acceso ad una Knowledge Base esterna, ridurrete il numero di richieste di supporto inviate agli operatori di caring. Gli utenti possono così guadagnare rapidamente l’accesso alle risposte che cercano mentre voi risparmiate tempo e risorse.
4) Minore confusione tra le diverse tipologie di contenuti informativi
Ogni volta che una mole consistente d’informazioni deve essere processata in una volta sola, il rischio di creare confusione è alto. Una delle soluzioni migliori per evitare confusione è quella di focalizzarsi sull’organizzazione dei contenuti fin dall’inizio. L’organizzazione di contenuti informativi che riguardano il business in una Knowledge Base ben progettata servirà ad evitare il ripetersi di errori in futuro.
5) Livelli di produttività innalzati con conseguente aumento dei profitti
Tutti sappiamo che un aumento della produttività dei dipendenti porta anche ad un aumento dei profitti. Ogni volta che i dipendenti sono costretti a scavare per ottenere un’informazione che dovrebbe essere facilmente accessibile, la produttività diminuisce e i profitti ne risentono. Se investirete il tempo e le risorse necessarie per dotarvi di una Knowledge Base che immagazzini le informazioni in modo più intuitivo, i livelli di produttività cresceranno di molto.
6) Coerenza comunicativa delle linee guida e dei processi aziendali
Una delle sfide più rilevanti per un business riguarda l’affidabilità delle linee guida e dei processi aziendali. Per ottenere delle best practice che servano come punti di riferimento, è necessario passare attraverso tentativi ed errori. Una volta raggiunto un livello qualitativo accettabile e fissato uno standard, i dirigenti aziendali si pongono l’obiettivo di mantenere una certa coerenza in tutto questo. Inserire le best practice all’interno di una Knowledge Base fa sì che i passaggi più delicati siano sempre condivisi in modo tale che gli standard aziendali, una volta fissati, siano mantenuti.
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